Tanto si queremos organizar nuestra boda, comunión o como si somos una entidad (ayuntamiento, organismo, etc.) o asociación festera, desearemos montar el gran acontecimiento y causar la mayor satisfacción de nuestros asistentes.

Según sea lo que queramos hacer, deberemos disponer los servicios de una empresa de alquiler de sillas y mesas para eventos, alquiler de carpas, etc. No obstante, antes debemos hacernos un presupuesto, porque esto es como todo, cuanto más azúcar, más dulce, y cuanto más tengamos de más opciones tendremos.

Hagamos un presupuesto

Para evitar sorpresas indeseadas, por ejemplo que nos gastemos mucho en alquilar los hinchables para los niños y luego no tengamos sillas para que los asistentes se sienten, deberemos tener una previsión de gastos en cada cosa.

Tendremos que respondernos a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto nos queremos gastar como máximo?
• ¿Cuántos invitados o asistentes prevemos que vendrán?
• ¿Cuántos ingresos tendremos (entradas, regalos, donaciones, etc.)?

En definitiva, de qué recursos disponemos y a cuanto toca a cada uno repartir. Una vez hecho esto, debemos categorizar nuestras partidas a nuestro gusto.

Por ejemplo:

A partir de ahí, pues ya sería pedir presupuesto de cada partida, previendo el porcentaje de beneficios si organizáramos un evento comercial.

Promociona tu evento

Promociona tu evento en las redes sociales y en otros canales para asegurarte de que llegue a tantas personas como sea posible. No olvidemos de que disponemos los métodos tradicionales de cartelería, flyers, así como de su distribución en medios de prensa y comunicación.

Ideas

Portada

La entrada a nuestro acontecimiento debiera impactar, si bien nos gustaría todo, pero por ajustarnos a los presupuestos, se podía poner una gran portada de bienvenida a los asistentes y dejar el resto ya con menos decoración.

Artistas

Desde payasos, cuentacuentos, espectáculos infantiles hasta cantantes y shows para adultos, pondrán la guinda a nuestra efeméride. Si bien, recomendamos que si, por ejemplo, organizamos nuestra boda, que no nos quiten en exceso protagonismo, pues en ese caso, los protagonistas somos nosotros. En este último caso, si somos buenos en algo, podremos ser los artistas «estrella» y formar parte del espectáculo.

¿Carne o pescado?

La gran pregunta en muchos banquetes. La gran mayoría opta por la carne, aunque habrá asistentes que ni una cosa, ni la otra, y otros querrán marisco y otras exquisiteces. Conocer bien a los invitados será clave para llevarlos a su plena satisfacción. Una solución de compromiso, es pactar un catering o buffet, y cada cual que coma lo que quiera.

Contar invitados

Gracias a la tecnología, hoy en día, disponemos la opción de prever el número de invitados gracias a plataformas de inscripción, reserva o venta online de entradas. Disponen de un formulario de inscripción para conocer más sobre ellos y ajustar las necesidades del evento a las suyas. Además, si surgiera algún problema o cambio de última hora, debido a que tendremos sus datos de contacto, podremos avisarles a todos a la vez sin esfuerzo.

Fomentar la interacción

En algunas celebraciones nos gustará que los invitados conversen e interactúen entre ellos. Deberemos facilitarles el entorno para que así sea. Elegir por ejemplo el lugar adecuado, (zona ajardinada, salón de banquetes, centro de congresos, etc.), o el tipo de mesa (redonda, cuadrada, ovalada, rectangular) puede decidir y mucho, la interacción de los asistentes. En una mesa redonda, todos pueden comunicarse con el resto, sin embargo, en una rectangular solo con los del frente y los lados.

Además para que no nos sintamos meros espectadores, se podrá organizar juegos de grupo, o actividades como pueden ser los scape-rooms, talleres, juegos de realidad virtual o aumentada, videojuegos en pantalla gigante, bingo, etc.

Sé diferente

Un lugar original, o al alcance de unos pocos. Si hay presupuesto, nos podremos permitir situar nuestro evento en lugares exóticos y ser lo más originales posibles.

Desde disponer el entorno situando, por ejemplo a los novios en una mesa central y el resto en mesas curvas circunvalándola, en vez de ponerlas en una cabecera lineal, hasta añadir mesas y sillas altas, o hasta sofás y puffs para relajarse, opciones e ideas, mil.

Merchandising

De algo tan especial, merecerá la pena tener algún recuerdo. Tradicionalmente en las bodas, fueron el puro para los hombres y el cigarro para las mujeres. Esto por supuesto es algo del pasado. Ahora podría ser botellas de vinos serigrafiadas, bolígrafos, llaveros, abanicos, gorras, sombreros, gafas, figuras de porcelana, los clásicos conos de chuches, camisetas, etc. Vamos, muchos objetos donde imprimir la imagen de nuestro evento y dejar un buen sabor de boca.

Empresas de eventos

Para finalizar, ahora será el momento de poner todas estas ideas en práctica. Y nada mejor que empezar con una empresa de referencia y activa en la provincia de Alicante, además de en Murcia, Albacete y Valencia: Fiestas Martinika.

Con ella podremos alquilar lo que necesitemos:

• Sillas y mesas para eventos
• Equipos de sonido e iluminación para eventos
• Carpas y escenarios
• Castillos hinchables

En cuanto sillas disponen una gran variedad, y se encargan de su traslado y recogida del evento. En respecto al sonido e iluminación, nos montarán todo, los escenarios y estructuras, independientemente de cuál sea su tamaño y nos pondrán el Dj y todo. Ofrecen además, carpas, haymas, instalación de gradas, montaje de escenarios y pasarelas modulares adaptables a cualquier espacio. Finalmente, si lo que queremos son castillos hinchables, disponen con tobogán, con obstáculos, y hasta con un futbolín humano y con juego de gladiadores.

Conclusión

Sabemos que de ideas para organizar un evento puede haber muchas más, pero son tantas, que sería imposible resumirlas en un solo texto, por ello haremos más artículos como este, más adelante.