Todo está cambiando muy rápidamente, hasta cómo planificar los eventos. El futuro ya no es el mañana, siempre está aquí. Todo suena a moderno (quality management recruitment agency, data management companies in USA, etc…), no obstante la tecnología nos está ayudando cada vez más hasta que ya no podemos vivir sin ella y nos va a ayudar este 2024 para planificar nuestros eventos.

Una de las tendencias este año es usar en las presentaciones robots como presentadores, asistir nuestras explicaciones con sistemas holográficos 3D o la que a través de las plataformas digitales podamos retransmitirlo virtualmente, con la ventaja de que los usuarios puedan interactuar. Esto mejora una integración más fluida, proporcionando interacciones más significativas tanto para los asistentes en persona como para aquellos que participan de forma remota. El evento puede ser híbrido, así tendremos una combinación perfecta de lo presencial y lo virtual. Desde tecnologías de realidad aumentada y virtual hasta interacciones más dinámicas, se buscará involucrar a los participantes de maneras innovadoras y emocionantes.

Inteligencia artificial, «el cielo ya no es el límite»

La IA (o AI o Inteligencia Artificial) ‍este año y los sucesivos experimentará un crecimiento exponencial. La IA necesita una base de datos de entrenamiento previa, pero una vez puesta en marcha podrá analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y hacer predicciones con una precisión y velocidad que supera a la capacidad humana. Esto la convierte en una herramienta excepcionalmente valiosa para los planificadores de eventos, ya que pueden utilizarla para automatizar tareas, mejorar la comunicación y el compromiso, y obtener información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias de los asistentes.

La IA podrá identificar patrones, en pro de automatizar tareas, personalización de la experiencia de usuario, mejorar el compromiso y las comunicaciones futuras. Este nivel de personalización puede aumentar significativamente la participación y la satisfacción de los asistentes, y también puede mejorar la eficiencia general del evento. Y el cielo ya no es el límite: desde saludos de cumpleaños para los asistentes en el momento del check-in, hasta agendas de eventos personalizadas y reuniones improvisadas entre personas con similares intereses.

Con la ayuda de chatbots de IA se automatiza la atención al cliente, se promociona información en tiempo real sobre el evento y se responde a preguntas frecuentes. Con esto se reduce significativamente la carga de trabajo del personal del evento y se mejora la experiencia del asistente.

Por otro lado, la seguridad en el evento podrá ser monitorizado por sistemas de reconocimiento facial, que ayudará significativamente, en detectar situaciones o individuos no deseados.

Interactividad, promoción y feedback

La interactividad y el feedback son la norma. Del escenario al público y del público al escenario. Hay que escapar de la unidireccionalidad para dar paso a experiencias más interactivas. Paneles de discusión, sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real, y formatos de presentación más dinámicos serán la norma para mantener a los asistentes involucrados y comprometidos.

En la promoción y la difusión del acontecimiento, puede ser off u on-line, o la combinación de ambas. Cada año que pasa, y no es la excepción este 2024, no deja de ser tendencia la difusión a través de las plataformas digitales. Con una buena estrategia, incidiendo ya no solo en los grandes medios, sino a menor escala, este año se consigue llegar al máximo número de posibles asistentes.

Finalmente, no deberemos olvidar la sostenibilidad ecológica, ya que es un pilar fundamental en la planificación de los eventos. Digital sí, pero sostenible. Debemos contribuir entre todos a la reducción de la huella de carbono. Lo conseguiremos con buenas prácticas de gestión de residuos o eligiendo las ubicaciones más eco-amigables, entre otras opciones. Esta tendencia genera una imagen positiva de la empresa organizadora, que será gratificada a medio y corto plazo por los asistentes, que ayudará a mejorar nuestro feedback.